В моята вече 25 годишна практика в сферата на счетоводството и финансовия контрол, непрекъснато срещам вярването, че:

„Счетоводител се сменя трудно! Да смениш счетоводителя си е опасно и рисковано действие!“

Това широко разпространено вярване води до ситуация, в която собственика на бизнес осъзнава:

– че комуникацията със счетоводството му не отговаря на неговите потребности,

– че губи време в чудене как да оформи документите си,

– че губи пари като плаща данъци, които могат да бъдат спестени

и въпреки неудовлетворението, което изпитва  отлага вземането на решение рискувайки все по-големи финансови загуби.

Точно в такава ситуация беше попаднала и собственичка на обучителен център от Варна, която в края на опознавателен разговор ми каза: „Виждам, че има възможности да си намаля данъците и искам да работя с теб, но нямам идея как да си сменя счетоводителя! Притеснявам се какво да кажа, не знам какви документи да искам, страх ме е нещо да не се обърка и да започнат да ме проверяват или не дай Боже, да ме глобяват!“.

За да не изпадате и Вие в тази неприятна и ощетяваща бизнеса Ви ситуация и за да имате яснота какво точно трябва да направите, ще опиша процеса в няколко последователни прости  стъпки. Написах ги за нея, но после осъзнах, че това е „изпитание“ пред което са поставени още много собственици на бизнес и реших да ги споделя. Началото е

Стъпка 1: Вземете решение.

Това е най-важната част от процеса. След като сте се замислили за смяна на счетоводната кантора, значи има нещо, което Ви притеснява. Това може да е липсата на възможност за консултации, бавна обработка на документите, начислени допълнителни данъци при ревизии, трудна комуникация, непознаване на спецификите на Вашия бранш и т.н. Дайте си няколко часа, в които трезво да обмислите дали това, което Ви притеснява се случва често, колко вероятно е да загубите пари от това, какво би се случило и колко бихте загубили като време и пари, ако оставите нещата така?
Ако вероятните загуби са повече, отколкото искате (или можете) да си позволите, значи е време да вземете решение и да преминете към стъпка 2.

Стъпка 2: Изберете си счетоводител.

Тук е момента да поставите ясни и измерими критерии при избора си. Такива критерии могат да бъдат: познава ли новия ми счетоводител моя бранш или ще се налага да го „обучавам“? Какви възможности ще имам за консултации, колко достъпен ще е той? Работил ли е с фирми от моя сектор и може ли да ми даде готови решения, с които да спестя данъци? Как ще се осъществява комуникацията помежду ни? Какво точно включва абонаментната такса? Мога ли да получа препоръки от други негови клиенти? Дори и Ваш много добър приятел да Ви даде препоръка, пак проучете отговорите на тези въпроси, защото това ще Ви гарантира в голяма степен, че сте направили правилния за Вас избор.

Стъпка 3: Определете дата.

Правилното определяне на датата, от която ще се извърши смяната може да Ви спети доста нерви и допълнителни плащания. Най – добра дата е винаги началото на календарната година, защото така счетоводителя, който текущо е водил счетоводството на фирмата Ви през предната година ще състави Годишния финансов отчет за нея и ще подаде всички декларации, свързани с отчитането й. Понякога обаче това решение не може да чака до края на годината, затова вижте в договора си за счетоводно обслужване колко е необходимото предизвестие за прекратяване на договора и изберете началото на първия месец след този срок. Например: Днес е 23.11.2021 г., предизвестието за прекратяване на договора е 1 месец ( до 23.12.2021 г.) следователно датата, от която ще сменя счетоводителя си ще бъде 01.01.2022 г.

Стъпка 4: Уведомете стария си счетоводител

Независимо от колко време работите с този човек и какви са били до момента Вашите отношения не забравяйте да му изпратите писмено предизвестие за прекратяване на договора. Това може да бъде направено и по мейла, ако той е упоменат в договора Ви за счетоводно обслужване като официален e-mail за кореспонденция или e обявен в ТР. Другата възможност е да поискате входящ номер на Вашето предизвестие.

Стъпка 5: Това е стъпката, на която трябва да обърнете особено внимание. Уговорете какви точно са задълженията на стария Ви счетоводител и в какъв срок ще Ви бъдат предоставени документите.

Нека се спрем на примера, при който датата, от която започвате работа с новия си счетоводител е 01.01.2022 г. Подаването на всички декларации и плащанията към бюджета за месец декември 2021 година се извършват през януари 2022 г. , а другите декларации за 2021 г. се подават в различни срокове до 30.06.2022 г. Изготвянето и подаването им е задължение на стария Ви счетоводител. Добре е той да потвърди ангажимента си за това и да фиксирате срокове в които ще бъде направено. По тази причина все още не отменяйте пълномощните, които сте му дали да Ви представлява в НАП и НОИ.
Уговорете срок в, в който ще получите счетоводните си документи.

Стъпка 6: Получете документите си

За всеки период трябва да получите:

• първичните си счетоводни документи (фактури за покупки и продажби, приходни и разходни касови ордери, банкови документи, протоколи, сметки, командировъчни, заповеди, пътни листи, отчети на касови апарати и др.);
• подадените от Ваше име декларации (по ЗДДС, ЗКПО, ЗДДФЛ, ЗМДТ, ЗАДС, КСО и други) заедно с протоколите за приемането им;
• трудови досиета на работници, уведомления по КТ, болнични и протоколи за предаването им в НОИ, ведомости за заплати;
• счетоводен и данъчен амортизационен план;
• инвентарна книга;
• оборотни ведомости (синтетични и аналитични) по месеци и по години;
• хронологични регистри на счетоводните сметки;
• главна книга.

От изключително голямо значение е да получите аналитична оборотна ведомост на счетоводните сметки за последната година (или част от нея), заедно с пояснителна информация. Информацията от крайните салда по тази оборотна ведомост е началото върху, което ще започне работа Вашия нов счетоводител.

Стъпка 7: Оттеглете пълномощните на стария си счетоводител.

След подаване на всички декларации и на ГФО в ТР (ако такава е уговорката Ви) оттеглете пълномощните, които сте дали на стария си счетоводител да Ви представлява пред НАП, НОИ и други институции. Ако сте дали нотариално заверено пълномощно или печат, изискайте да Ви ги върнат.

Така изпълнени, тези стъпки ще Ви гарантират, че процесът по смяна на счетоводството ще се осъществи коректно и всяка от страните ще е наясно с ангажиментите, които има в него.

Това до голяма степен ще Ви спести притесненията , свързани със смяната, ще Ви предпази от възможността да бъдете глобени поради неподадена декларация в срок или поради липсващ документ, загубен при прехвърлянето и най-важното: ще Ви даде свободата да работите със счетоводителя, който е най-добър за Вас и изгоден за Вашия бизнес.

Ако за Вас е важно да имате доверен партньор, който познава Вашия бизнес и му помага да расте, свържете се с нас. Ще си уговорим кратка опознавателна среща, на която ще се запознаем с Вашата ситуация и ще поговорим за възможните решения.

За повече информация: тел. 0898860910

„Варна Акаунт” – За да не се превърне счетоводството Ви в ЩЕТОводство!